Posted by : Heru susanto Kamis, 24 Mei 2012

BAB I

PENDAHULUAN

I. LATAR BELAKANG

Menurut Drs. The liang gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern yang dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 4), arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Salah satu unsurkegiatan kearsipan adalah penyusutan. Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi penilaian arsip, pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan arsip dan pemusnahan arsip. Hal tersebut dipertegas dalam peraturan pemeritah no 87 tahun 1999 ditegaskan bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan atau lembaga merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna dalam kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen perusahaan atau lembaga yang tidak berguna, mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan atau lembaga yang selektif.

Dalam pelaksanaan penyusutan arsip atau pengelolaan arsip secara umum di perlukan dasar hukum yang kuat. Kerena kegiatanpenyusutan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip. Sedangkan arsip itu sendiri merupakan bagian dari bukti otentik dalam suatu kegiatan.

Kegiatan penyusunan arsip terbagi menjadi 5 kegiatan yaitu penilaian arsip, pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan arsip, dan pemusnahan arsip serta pemindahan arsip ke dalam microfilm. Dari ke-enamkegiatan penyusutan arsip tersebut mempunyai sistem yang berbeda-beda.

II. RUMUSAN MASALAH

1. Apa yang dimaksud penyusutan arsip?

2. Bagaimana dasar-dasar hukum penyusutan arsip?

3. Bagaimana kegiatan penyusutan arsip?

III. TUJUAN PENULISAN

1. Untuk mengetahui Apa yang dimaksud penyusutan arsip.

2. Untuk mengetahui Bagaimana dasar-dasar penyusutan arsip.

3. Untuk mengetahui Bagaimana kegiatan penyusutan arsip.

IV. MANFAAT PENULISAN

1. Bagi pembaca

a. Sebagai sarana menambah wawasan manajemen kearsipan mengenai penyusutan kearsipan.

b. Sebagai sarana pembanding antara kenyataan di lapangan dengan teori yang diajarkan.

2. Bagi penyusun

a. Menambah pemahaman tentang manajemen kearsipan mengenai penyusutan kearsipan yang merupakan mata kuliah penting.

b. Sebagai sarana memperkaya wawasan yang lebih yang berasal dari berbagai sumber.

BAB II

PEMBAHASAN

Jumlah arsip dalam unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu berkembang menjadi banyak. Semakin tinggi kegiatan suatu perusahaan atau lembaga, semakin cepat pula pertambahan jumlah arsipnya. Untuk menghadapi masalah tersebut diperlukan adanya kegiatan penyusutan dokumen atau arsip agar pengelolaan arsip dapat dilakukan secara lebih efektif. Pengelolaan arsip atau dokumen yang lebih sedikit akan lebih mudah dilaksanakan daripada pengeolaan arsip yang terlalu banyak. Maka diperlukan penyusutan arsip agar mengurangi arsip yang dikelola melalu kegiatan pemindahan, penyerahan kepihak lain dan pemusnahan.

A. PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP

Salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang dilakukan pengelola arsip adalah kegiatan penyusutan. Penyusutan arsip adalah egiatan pengurangan arsip dengan cara (Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono:2005;101):

a. Memindahkan arsip in aktif dari tempat penyimpanan file aktif dalam suatu unit pengelola arsip.

b. Memindahkan arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan pusat dalam lingkungan organisasi atau lembaga

c. Memusnahkan arsip sesuwai dengan ketentuan yang berlaku.

d. Menyerahkan arsip setatis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional (ARNAS)

Salah satu unsur kegiatan kearsipan adalah penyusutan, Menurut Agus dan Teguh (2005: 107) penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi penilaian, pemindahan, jadwal retensi penyerahan dan pemusnahan arsip. Hal tersebut dipertegas dalam peraturan pemeritah Nomor 87 Tahun 1999 ditegaskan bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan atau lembaga merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna dalam kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen perusahaan atau lembaga yang tidak berguna , mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan atau lembaga yang selektif.

Apabila suatu lembaga atau organisasi menyimpan arsip yang terlalu banyak, dan arsip-arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai guna maka hal itu merupakan sesuatu yang sia-sia dan suatu pemborosan dalam pengelolaan arsip pada khususnya. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-asrip yang mempunyai nilai guna.

B. DASAR HUKUM PENYUSUTAN ARSIP

Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip atau pengelolaan arsip secara umum diperlukan dasar hukum yang kuat. Karena kegiatan penyusutan merupakan kgiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip. Sedangkan arsip itu sendiri merupakan bagian dari bukti otentik dalam suatu kegiatan. Berkaitan dengan hal itu, pengelolaan arsip di Indonesia telah memiliki hukum yang jelas. Sehingga pengelolaan arsip yang dilakukan badan pemerintahan atau organisasi swasta dapat dilakukan sesuai dengan hukum atau ketentuan yag berlaku di Indonesia.

Beberapa dsar hukum yang khusus digunakan di Indonesia dalam hal kegiatan penyusutan arsip adalah

1. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Kearsipan.

2. Undang-undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.

3. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.

4. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Catat Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

5. Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 88 Tahun 1999 tentang Cara Pengalihan Dokumen Perusahan kedalam Microfile atau media lainnya dalam legalisasi.

Hal itu menujukan bahwa kegiatan penyusutan arsip dalam pengelolaan arsip adalah hukum memiliki dasar hukum yang kuat sehingga pengelola arsip baik badan pemerintah maupun badan swasta harus mengikuti aturan-aturan yang berlaku khusunya dalam penyusutan arsip.

Dalam pasal 10 Peratuaran Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999, Tentang Tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan disebutkan bahwa perusahan dapat melakukan pemusnahan dokumen yang :

a. Yang telah melampau jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi

b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan

c. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional

d. Tidak ada peraturan perundang-undangan yangmelarang; dan

e. Tidak terkait dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam diproses.

Sedangkan dalam peraturan peralihan PP Nomor 87 tahun 1999, menyatakan bahwa dokumen perusahaan yang telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun atau lebih dapat segera dimusnahkan, kecuali:

a. Naskah asli dokumen tersebut masih tetap perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional, atau

b. Mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu.

Berdasarkan perkembangan dalam dasar hukum dalam penyusutan kerasiapan tersebut maka pengelola arsip (baik badan pemerintah maupun swasta) dapat melakukan penyusutan arsip yang dikelola baik berupa; pemindahan pengelolaan secara interen (arsip aktif ke inaktif), pemindahan pengelolaan arsip kepihak lain (ARNAS), pemindahan arsip ke media lain (microfilm atau media lain)

C. KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP

Kegiatan penyusutan arsip dapat digambarkan melalui bagan sebagai berikut:

Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa kegiatan penyusutan dapat dilakukan dengan pemindahan kategori aktif menjadi inaktif, pemindahan inaktif microfilm, penyerahan inaktif ke ARNAS, kemudian kegiatan pemusnahan arsip.

1. Penilaian Arsip

Kegiatan penyusutan arsip dalam suatu kantor atau lembaga harus dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap arsip yang akan dipindahkan atau di musnahkan. Menurut Zulkifli Amsyah (1988: 212) Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif. Dari penilaian tersebut akan diketahuan nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan untuk melakukana penyusutan.

Dengan kata lain penilaian arsip bertujuan memberikan kepastian berapa lama arsip akan disimpan. Setiap lembaga atau organisasi hendaknya membentuk tim penilaian. Tim ini ini terdiri dari unit-unit pengolah dokumen yang sesuai dengan bidang masing-masing. Tim ini sangat di perlukan karena apa bila ada arsip-arsip dari beberapa bidang lain sehingan tim yang terdiri dari bidang-bidang lain tersebut akan lebih memahami dan mengetahui tentang nilai guna suatu arsip yang sesuai dengan bidangnya.

Kriteria untuk menutukan nilai suatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-masing. Dengan demikian nilai suatu jenis arsip akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor atau lembaga masing-masing. Menurut Agus Sugiartono dan Teguh Wahyono (2005: 109) Kriteria yang umum yang digunakan adalah sistem penilaian ALFRED yaitu singkatan dari Administrative Value (Nilai Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang), Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi).

Nilai ALFRED berkisar antara 0 sampai dengan 100, dihitung berdasarkan jumlah presentase dari keenam komponennya. Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis arsip dapat ditentukan menjadi 4 (empat) golongan arsip, yaitu:

1. Arsip Vital (presentase nilai 90-100). Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya akte pendirian perusahaan.

2. Arsip Penting (presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 (lima) tahun dan di file inaktif 25 tahun. Contohnya bukti-bukti keuangan.

3. Arsip Berguna (presentase 10-49). Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di file aktif selama 2 tahun dan di file inaktif selama 10 tahun. Contohnya surat pesanan.

4. Arsip Tidak Berguna (presentase 0-9). Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini desimpah 3 bulan di file aktif. Contohnya adalah arsip undangan rapat.

Berikut Tata Cara Penilaian Arsip yang Akan Dimusnahkan dan Diserahkan Ke Arsip Nasional Republik Indonesia:

a. Persiapan penilaian

1.Penyeleksian arsip yang sudah berakhir masa penyimpanannya dan selanjutnya memisahkan arsip yang sudah diseleksi, agar mudah melakukan pengecekan;

2.Pembuatan daftar pertelaan arsip sebagai hasil penyeleksian, dilengkapi retensi arsip masing-masing dan data lain yang dipandang perlu sebagai bahan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip;

3.Koordinasi dan konsultasi dengan unit kerja dan instansi terkait;

4.Penyiapan penyelenggaraan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip.

b. Pelaksanaan penilaian arsip

1. Penilaian arsip dilakukan oleh panitia dan pemusnah arsip bersama instansi terkait terhadap arsip-arsip yang sudah melampaui masa penyimpanannya. Penilaian dilakukan secara berjenjang yaitu:

a. Penilaian di lingkungan instansi dan selanjutnya hasil penilaian tersebut disampaikan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip tingkat propinsi disertai usul dan pertimbangan penyusutannya;

b. Panitia penilaian dan pemusnah arsip propinsi menugaskan sekretariat panitia penilai arsip untuk mengkaji ulang arsip yang diusulkan penyusutannya. Apabila diperlukan, sekretariat dapat melakukan pengecekan kepada depo arsip instansi yang bersangkutan dan berkonsultasi kepada instansi terkait baik di tingkat pusat maupun daerah;

c. Pembahasan dan pelaksanaan penilaian arsip oleh panitia penilaian dan pemusnah arsip bersama-sama instansi yang ada kaitannya dengan arsip-arsip yang dinilai;

d. Penyampaian laporan kepada gubernur, sekaligus dilengkapi permohonan persetujuan serta penetapan mengenai arsip-arsip yang akan dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip nasional Republik Indonesia.

2. Tim penilai dan pemusnah arsip ditetapkan oleh gubernur.

2. Pemindahan Arsip

Pada umumnya sebuah lembaga atau kantor telah memiliki pedoman pengelolaan kearsipan masing-masing berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif (Zulkifli Amsyah:1998).

Waktu untuk pemindahan dilakukan berdasarkan jadwal retensi. Apabila sebuah lembaga telah memiliki pedoman pemindahan maka petugas dapat melaksanakan pemindahan sesuai dengan petunjuk dari buku pedoman. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005:111) pemindahan arsip dapat dilakukan berdasarkan:

a. Jadwal Retensi, yaitu jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file inaktif dan kemudian dimusnahkan atau di abadikan.

b. Pemindahan Massal menurut jangka waktu atau periode.

Jangka waktu tersebut dapat 6 bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun dan sebagainya tergantung pada peraturan yang ada di kantor.

c. Pemindahan Individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu, tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan. Misalnya arsip perkara di pengadilan.

Jika nantinyaarsip-arsip yang sudah dipindahkan ternyata tiba-tiba diperlukan, arsip inaktif tersebut masih dapat diminta pada sentral arsip.untuk mentransfer arsip dapat dipilih berdasarkan umur arsip. Dan umur arsip ditentukan oleh nilai guna arsip yang bersangkutan. Susunan arsip di dalam file individu, baik map atau lainnya tersusun menurut urutan tanggal (kronologis).

Arsip inaktif, baik yang didesentralisasi di unit kerja maupun yang disentralisasidi sentral arsip, masih merupakan arsip dinamis yang sewaktu watu masih dapat dipergunakan. Jadi harus tetap harus disimpan sesuai dengan sistem yang benar, agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan.

3. Jadwal Retensi Arsip

Jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif. File inaktif, dan kemudian dimusnahkan. Jadwal ini sebaiknya hanya mencantumkan jenis atau macam arsip, misalnya kwitansi, surat pesanan, surat keputusan dsb. Dengan demikian seleksi terhadap arsip yang sudah sampai masanya untuk dipindahkan atau dimusnahakan lebih mudah dilaksanakan.

Dalam kearsipannya, retensi artinya lama sesuatu arsip disimpan (ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan atau dimusnahkan. Patokan menemukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu Vital, Penting, Berguna, dan Tidak berguna (sistem ALFRED). Waktu retensi masing-masing golongan hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing.

Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan dari tiap-tiap berkas. Untuk menjaga Objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip tersebut. Jadwal Retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.

Apabila suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED, maka bentuk jadwal retensi sebagai berikut:

Golongan Arsip	Arsip	Umur Arsip		Abadi / Dimusnahkan
		Aktif	Inaktif
VITAL	1. AktePendirian Perusahan 2. Daftar saham 3. Akte Tanah 4. Surat Keputusan 5. Dan Seterusnya	- - - - -	- - - - -	Abadi Abadi Abadi Abadi
PENTING	1. Pertanggungjawaban Keuangan 2. Cek Bebas 3. Surat Perjanjian 4. Dan seterusnya	5 thn 5 thn Sesuai keperluan	25 thn Sesuai keperluan	Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan
BERGUNA	1. Laporan Tahunan 2. Neraca 3. Dan seterusnya	2 thn	10 thn	dimusnahkan
TIDAK BERGUNA	1. Undangan 2. Pengumuman 3. Dan seterusnya	1 bln 1 bln	- -	Dimusnahkan dimusnahkan

4. Penyerahan Arsip

Penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan atau lembaga kepada Arsip Nasional. Dokumen perusahaan atau lembaga yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional adalah dokumen yang memiliki nilai historis yang penggunaannya berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, serta kehidupan bangsa (Agus dan Teguh: 2005;113).

Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk menyelenggarakan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut:

a. Bagi arsip yang disimpan oleh lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.

b. Bagi arsip yang disimpan oleh badan-badan pemerintah di tingkat daerah, harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

Berkaitan dengan hal tersebut, penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu perusahaan atau lembaga kepada Arsip Nasional (pasal 9 UU noomor 7 tahun 1991). Mengingat pemindahan dokumen perusahaan merupakan tindakan eksternal, undang-undang mensyaratkan sebagai bukti penyerahan harus dituangkan dalam Berita Acara.Adapun prosedur penyerahan arsip sebagai berikut: Instansi yang bersngakutan meminta persetujuan terlebih dahulu dari kepala Arsip Nasional dengan jalan mengirimkan daftar arsipnya (menurut PP No.34 Tahun 1979 pasal 17b) bahwa;

a. Apabila kepala Arsip Nasional telah memberikan persetujuan, maka arsip-arsip tersebut yang ada dalam daftar, sudah dapat diserahkan ke Arsip Nasional

b. Penyerahan ke Arsip Nasional dilakukan denngan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang ditanda tangani oleh pejabat dari kedua belah pihak (instansi yang menyerahkan arsip dan Arsip Nasional)

a. Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip nasional RI

1. Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan:

a) Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip sebagai arsip yang harus disimpan permanen;

b) Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi arsip tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali berdasarkan pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapat persetujuan gubernur, harus disimpan permanen; dan

c) Formulir yang digunakan untuk kegiatan penyerahan arsip statis.

2. Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yang mengandung:

a) Sejarah;

b) Pembuktian dan pertanggungjawaban nasional;

c) Bukti tentang orang, lembaga, benda dan gejala yang punya ruang lingkup nasional;

d) Informasinya bermanfaat secara nasional;

e) Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan bangsa; dan

f) Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.

3. Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam proses penyerahan arsip statis:

a) Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip;

b) Konsultasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip permanen yang akan diserahkan sebagai arsip berdasarkan hasil rapat panitia penilaian arsip;

c) Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan; dan

d) Pelaksanaan penyerahan arsip statis oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.

b. Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasi kepada kantor arsip nasional/daerah

1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus diperpanjang penyimpanannya.

2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerah dilaksanakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.

3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain:

a) Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan dengandaftar pertelaan;

b) Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan penyusunan bentuk, seri, rubrik atau dosier;

c) Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan deskripsi/gambaran arsipnya secara lengkap;

d) Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang masa simpannya lebih dari tiga tahun;

e) Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip tersebut selama beada pada unit kearsipan;

f) Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan dipindahkan ke kantor arsip nasional/daerah;

g) Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih dahulu dikonsultasikan dan dikoordinasikan dengan kantor nasional/daerah.

5. Pemusnahan Arsip

Pemusnahan arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna. Undang-undang menetapkan syarat tentang obyek yang dapat dimusnahkan dan syarat formil perusahaan. Mengenai obyek, pasal 10 ayat 1 PP Nomor 87 tahun 1999 mengklasifikasikan dokumen tersebut berupa:

a. Telah melampaui jangka waktu simpan

b. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan

c. Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional

d. Tidak dilarang oleh peraturan perundang-undangan

e. Tidak terkait dengan perkara perdata maupun perkara pidana yang masih dalam proses

f. Dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke microfilm atau media lainnya kecuali ada ketentuan lain (seperti ketentuan pasal 14 ayat 4 UU yaitu dokumen yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik atau masih mengandung kepentingan hokum tertentu). Syarat formil pemusnahan dokumen ialah kewajiban untuk membuat berita acara pemusnahan. Ketentuan ini dilakukan untuk menghindari tuntutan hukum yang berkaitan dengan pemusnahan dokumen yang tidak sesuai atau melawan hukum.

Apabila sudah sampai waktunya arsip-arsip inaktif dimusnahkan, maka pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera dilaksanakan. Tetapi untuk arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan diabadikan (permanen) maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan diserahkan kepada Arsip Nasional (ARNAS). Bila lembaga memiliki dana, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat dibuatkan mikrofilmnya terlebih dahulu, terutama arsip-arsip yang dianggap penting.

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupuan bentuknya, serta disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum atau bidang pengawasan dari lembaga-lembaga/Badan-badan pemerintah yang bersangkutan. Adapun langkah-langkah pemusnahan arsip secara umum, terdiri dari:

a. Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan dimusnahkan.

b. Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan.

c. Pembuatan berita acara pemusnahan arsip

d. Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi

Daftar pemusnahan berisiskan jenis arsip yang dimusnahkan dan jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang akan dimusnahkan. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditandatangani oleh pihak yang sama yaitu penaggungjawab kearsipan bersama saksi-saksi (2 orang).

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:

a) Pembakaran

Pembakaran merupakan cara yang paling dikenal untus memusnahkan arsip. Pada saat dahulu cara ini adalah cara yang sering digunakan para petugas arsip. Akan tetapi dengan cara ini dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang belum terbakar atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakan dianggap kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan didalam gedung.

b) Pencacahan

Cara pencacahan dokumen ini menggunakan alat pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas (paper shredder). Dengan menggunakan mesin pencacah, kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa dikenal lagi.

c) Proses Kimiawi

Merupakan pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunkan kertas dan melenyapkan tulisan. Penghancur lumat berbantuan kimiawi tersedia beragai jenis tergantung pada volume yang akan dimusnahkan.

d) Pembuburan atau pulping

Merupakan metode pemusnahan dokumen yang ekonomis, amann dan nyaman. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah, dan disaring, yang akan menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas, maka wujud asli dokumen dan isi dokumen tidak dapat dikenali lagi.

6. Pemindahan Arsip ke Dalam Media Mikroflim

Menurut Agus Sugiarto dan Taguh Wahyono (2005: 117) apabila kantor atau lembaga memiliki dana yang cukup, maka arsip yang akan dimusnahkan dapat dialihkan ke dalam microfilm sebulmnya. Mikrofilm adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaan (Amsyah:1999).

Mikrofilm dapat dibaca langsung melalui alat pembaca microfilm, dan bila mempunyai alat bantu cetak microfilm, maka arsip-arsip yang sama besar dengan orisinilnya dapat dicetak. Cetakan microfilm tersebut disebut hard copy.

(scanner-alat pembaca microfilm)

Dalam tuntutan efisiensi pengelolaan arsip, bahwa berbagai dokumen atau arsip perusahaan sering kali dialihkan atau di biarkan tersimpan dalam microfilm atau media lain. Sedangkan secara hukum, arsip atau naskah yang termuat dalam microfilm atau media lainnya tidak mempunyai kekuatan pembuktian.

Keuntungan menggunakan microfilm sebagai penyimpanan berkas atau arsip:

a. Penghematan uang

b. Perlindungan terhadap arsip

c. Memudahkan pengiriman dan dengan biaya yang rendah

d. Penemuan kembali arsip menjadi lebih efisien

Sedangkan kerugian yang dialami jika menggunakan microfilm adalah:

a. biaya tinggi

b. kesukaran mata untuk melihat dalam waktu lama

c. kesukaran dalam memperbarui (updating) arsip

Sehubungan dengan hal tersebut dan untuk menciptakan kepastian hukum mengenai pengalihan dan penyimpanan dokumen perusahaan, maka UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen perusahaan antara lain telah mengatur mengenai pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas atau sarana lainya, misalnya disket atau pita magnetik kedalam microfilm atau media lainnya, seperti CD-ROM atau CD-WORM. Pengalihan tersebut berkaitan dengan penyimpanan dokumen perusahaan.

BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dalam manajemen kearsipan, kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnnya arsip yang tidak berguna lagi. Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi penilaian, pemindahan, jadwal retensi penyerahan dan pemusnahan arsip.

Dalam kegiatan penyusutan arsip memilik dasar-dasar hukum yang jelas sehingga penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan hukum atau ketentuan yang berlaku di Indonesia hal tersebut tertuang dalam peraturan tentang penyusutan arsip yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Kearsipan.

kegiatan penyusutan terdiri dari penilaian arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan arsip pemusnahan arsip dan pemindahan arsip ke dalam microfilm. Penilaian arsip merupakan kegiatan yang dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif. Sedangkan pemindahan arsip yaitu memindahkan arsip yang telah di nilai sebelumnya, dari arsip aktif dipindahkan kedalam arsip inaktif yang pelaksanaan pemindahannya bersifat internal atau masih dalam lingkungan lembaga atau organisasi.

Selanjutnya, jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penyerahan arsip merupakan kegiatan menyerahkan arsip atau dokumen lembaga kepada Arsip Nasional, yang arsip tersebut memiliki nilai historis penggunaannya, berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, dan kehidupan kebangsaan.

Pemusnahan arsip yaitu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna lagi. Pemindahan arsip ke dalam microfilm yaituproses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan penggunaan.

B. SARAN

Hendaknya pihak-pihak yang melakukan kegiatan penyusutanarsip memahami proses dan tata cara penilaian arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan arsip, pemusnahan arsip dan pemindahan arsip kedalam microfilm sesuai dengan dasar-dasar hukum yang berlaku, karena kegiatan penyusutan arsip merupakan kegiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip suatu lembaga/organisasi. Sedangkan arsip itu sendiri adalah sebagai bukti otentik dalam suatu kegiatan.