Sejarah
tingkepan:
Sejarah tingkepan berasal dari seorang hindu buddha yang dikenal sebagai tetua adat yang bernama Seh Subakir. Gawal liwat atau jalmo moro, jalmo mati menurut mbah Rono (berjonggo desa mboworejo) yang berarti tidak bisa ditambah atau ditinggali. Menurut mbah Rono Sejarah jawa pada jaman dulu adalah hutan yang tidak bisa di jamah oleh manusia, maka Seh Subakir (tetua adat) memberi satu tumbal berupa takir plontang, agar jawa bisa ditempati oleh manusia. Terbukti jawa sampai saat ini menjadi tempat tinggal yang subur makmur lohjinawi.
Berawal
dari Seh Subakir lah awal dari tingkepan dimulai, jadi sejak peristiwa
pemberian tumbal itu, masyarakat jawa setiap kandungan pertama dan berumur 5-6
bulan maka di beri takir plontang agar selamat bayi-bayinya kelak selamat.
Urutan acara tingkepan adalah
sebagai berikut
1. Adus, atau dalam bahas Indonesia adalah mandi,
Sepasang
suami istri ini dimandikan oleh 7 orang yakni bapak ibu, kakek nenek dan dukun
laki-laki, dukun perempuan dan saudara, mandi ini mengandung maksud oraono pangeran lian nangging ingsun ora
duwe kang murbo kangwicono, yang artinya kesuksesan dalam kehidupan berkeluarga, air
yang digunakan untuk mandi berisi kembang setaman yang bermakna memberikan aura
kecerahan, wangi segar dan indah dan airnya juga berisi uang logam yang setelah
prosesi mandi selesai akan direbutkan oleh anak-anak kecil, ini bermakna
memberikan keramaian.
2.
Pecah
kendil (gayung)
Setelah
selesai mandi maka gayung yang terbuat dari kelapa akan di pecahkan, ini
bermakna agar dalam kehidupan (gayung di ibaratkan istri) jadi dipecahkan sebagai
simbol bahwa istrinya adalah pasangan sejati yang tidak bisa di gunakan atau di
gantikan orang lain.
3.
Ramalan
(pecah krambil)
Setelah
memecahkan gayung maka berlanjut suami memecah kelapa gading. Ini bermakna
sebagai ramalan apakah anaknya kelak laki-laki atau permpuan, yang dapat di
simbolkan dari bagaimana sang suami memecahkan kelapa gadiang itu, jika pas
tengah maka mereka berkeyakinan anaknya kelak laki-laki, bila serong mereng
maka mereka berkeyakinan anaknya kelak adalah perempuan.
4. Wadang kokoan
Madang kokon
adalah perosesi suami istri makan satu piring yang sudah disediakan oleh ibu
dari istri, yang kemudian di makan di depan pintu, lalu sang ibu menampar
piringnya, ini bermakna bahwa dalam kehidupan suami isti harus berbagi namum
harus sopan, adil. Makan di depan pintu dan kemudian pirinya di tampar ibu
bermakna pengajaran kesopanan kepada keduanya (suami isti) oleh ibu sebagai
sosok orang tua bahwa makan di depan pintu tidak sopan atau bias menghambat
rejeki masuk.
5.
Selametan
(berdoa)
Dalam
Selametan ini harus ada beberapa hidangan sesaji
yang wajib ada yakni
a. Sego
brok yang bermakna tempat tingal.
b. Buceng
kuwat yang bermakna agar dalam melahirkan atau kehidupan kelak akan menjadi kuwat
dalam menghadapi halangan dalam kehidupan.
c. Jenang
4 macam abang pitih merah putih
simbol untuk kedua orang tua ireng kuning
hitam kuning sebagai simbol kakek dan nenek.
d. Buceng Sengkolo
yang bermakna 9 keburukan yang dibawa oleh bayi, yang bertujuan agar tidak
menganggu proses kelahiran maupun kehidupannya kelak. 9 sengkolo itu adalah
1) Kolo lopak
yang di simbolkan ketek monyet yang
bermakna bungkus
2) Calang bamalo
yang bermakna yang bermakna kawah
3) As woco
yang di simbolkan Cileng babi yang
bermakna ari-ari
4) Kolo sanggi
yang di simbolkan banteng yang bermakna getih
5) Kolo morti
yang di simbolkan kebo yang bermakna kelem
6) Kolo randing
yang di simbolkan menjangan yang bermakna illu
7) Kolo wulakas
yang di simbolkan kidang yang bermakna kunir landes ketok ari-ari
8) Tikus jinodlo
yang bermakna ceploke ari-ari
9) Tali wangkah
yang bermakna usus ari-ari
e. Jenag pecat
yang bermakna agar gangsar lancer
f. Buceng 7
yang bermakna 7 bulan
g. Pangang mas
yang bermakna penghormatan untuk ibu
h. 4 ketan
yakni abang pitih merah putih simbol
untuk kebua orang tua ireng kuning
hitam kuning sebagai symbol kakek dan nenek.
i.
Rujak
yang
bermakna asam manisnya kehidupan
j.
Jenang
sewu, dawet yang bermakna memberikan kesegaran
k. Sego punar
yang bermakna batur atau teman
l.
Banyu
putih yang bermakna kesucian
m. Jenang procot
yang bermakna lancarnya kelahiran
Dalam
perosesi selametan ini sesaji ini harus di bawa satu sesaji oleh satu kerabat
atau saudara ini bermakna gotong royong, saudara yang sudah membawa sesaji
tidak boleh kembali membantu membawakan lagi, ini bermakna agar dapat menekan
nafsu agar adil semua kebagian, setelah dukun laki-laki membacakan do’a (mantra
jawa) maka jenang procot harus segera di buang keluar secara cepat, ini yang
bermakna agar dalam proses kelahirannya nanti cepet keluar atau mudah dalam
kelahirannya. Setelah serangkaian acara tingkepan selesai dan makna dibagikan
maka seluruh tamu tidak boleh berpamitan kepada keluarga ini bertujuan atau
bermakan keikhlasan dalam berbagi.
BAB
I
PENDAHULUAN
I.
LATAR BELAKANG
Menurut Drs. The liang gie dalam bukunya Administrasi
Perkantoran Modern yang dikutip oleh Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono (2005: 4),
arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Salah satu unsurkegiatan kearsipan adalah
penyusutan. Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip
yang meliputi penilaian arsip, pemindahan arsip, jadwal retensi arsip,
penyerahan arsip dan pemusnahan arsip.
Hal tersebut dipertegas dalam peraturan pemeritah no 87 tahun 1999
ditegaskan bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan atau
lembaga merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan
melestarikan bahan bukti resmi yang
mempunyai nilai guna dalam kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen
perusahaan atau lembaga yang tidak berguna, mengurangi beban penyimpanan dan
menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan atau
lembaga yang selektif.
Dalam pelaksanaan penyusutan arsip atau pengelolaan
arsip secara umum di perlukan dasar hukum yang kuat. Kerena kegiatanpenyusutan
merupakan kegiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip. Sedangkan arsip
itu sendiri merupakan bagian dari bukti otentik dalam suatu kegiatan.
Kegiatan penyusunan arsip terbagi menjadi 5 kegiatan
yaitu penilaian arsip, pemindahan arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan
arsip, dan pemusnahan arsip serta pemindahan arsip ke dalam microfilm. Dari
ke-enamkegiatan penyusutan arsip tersebut mempunyai sistem yang berbeda-beda.
II.
RUMUSAN MASALAH
1. Apa
yang dimaksud penyusutan arsip?
2. Bagaimana
dasar-dasar hukum penyusutan arsip?
3. Bagaimana
kegiatan penyusutan arsip?
III.
TUJUAN PENULISAN
1. Untuk
mengetahui Apa yang dimaksud penyusutan arsip.
2. Untuk
mengetahui Bagaimana dasar-dasar penyusutan arsip.
3. Untuk
mengetahui Bagaimana kegiatan penyusutan arsip.
IV.
MANFAAT PENULISAN
1. Bagi
pembaca
a. Sebagai
sarana menambah wawasan manajemen kearsipan mengenai penyusutan kearsipan.
b. Sebagai
sarana pembanding antara kenyataan di lapangan dengan teori yang diajarkan.
2. Bagi
penyusun
a. Menambah
pemahaman tentang manajemen kearsipan mengenai penyusutan kearsipan yang
merupakan mata kuliah penting.
b. Sebagai
sarana memperkaya wawasan yang lebih yang berasal dari berbagai sumber.
BAB
II
PEMBAHASAN
Jumlah
arsip dalam unit-unit kerja dan unit arsip sentral selalu berkembang menjadi
banyak. Semakin tinggi kegiatan suatu
perusahaan atau lembaga, semakin cepat pula pertambahan jumlah arsipnya. Untuk
menghadapi masalah tersebut diperlukan adanya kegiatan penyusutan dokumen atau
arsip agar pengelolaan arsip dapat dilakukan secara lebih efektif. Pengelolaan
arsip atau dokumen yang lebih sedikit akan lebih mudah dilaksanakan daripada
pengeolaan arsip yang terlalu banyak. Maka diperlukan penyusutan arsip agar
mengurangi arsip yang dikelola melalu kegiatan pemindahan, penyerahan kepihak
lain dan pemusnahan.
A.
PENGERTIAN PENYUSUTAN ARSIP
Salah satu kegiatan
dalam pengelolaan arsip yang dilakukan pengelola arsip adalah kegiatan
penyusutan. Penyusutan arsip adalah egiatan pengurangan arsip dengan cara (Agus
Sugiarto dan Teguh Wahyono:2005;101):
a. Memindahkan
arsip in aktif dari tempat penyimpanan file aktif dalam suatu unit pengelola
arsip.
b. Memindahkan
arsip in aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan pusat dalam lingkungan
organisasi atau lembaga
c. Memusnahkan
arsip sesuwai dengan ketentuan yang berlaku.
d. Menyerahkan
arsip setatis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional (ARNAS)
Salah satu unsur kegiatan kearsipan adalah
penyusutan, Menurut Agus dan Teguh (2005: 107) penyusutan merupakan salah satu
bagian penting pengelolaan arsip yang meliputi penilaian, pemindahan, jadwal
retensi penyerahan dan pemusnahan arsip.
Hal tersebut dipertegas dalam peraturan pemeritah Nomor 87 Tahun 1999
ditegaskan bahwa kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan atau
lembaga merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan
melestarikan bahan bukti resmi yang
mempunyai nilai guna dalam kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen
perusahaan atau lembaga yang tidak berguna , mengurangi beban penyimpanan dan
menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan atau
lembaga yang selektif.
Apabila suatu lembaga atau organisasi menyimpan
arsip yang terlalu banyak, dan arsip-arsip tersebut tidak lagi memiliki nilai
guna maka hal itu merupakan sesuatu yang sia-sia dan suatu pemborosan dalam
pengelolaan arsip pada khususnya. Arsip-arsip yang tidak berguna lagi itu perlu
dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-asrip yang mempunyai nilai guna.
B.
DASAR
HUKUM PENYUSUTAN ARSIP
Dalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip atau
pengelolaan arsip secara umum diperlukan dasar hukum yang kuat. Karena kegiatan
penyusutan merupakan kgiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip.
Sedangkan arsip itu sendiri merupakan bagian dari bukti otentik dalam suatu
kegiatan. Berkaitan dengan hal itu, pengelolaan arsip di Indonesia telah
memiliki hukum yang jelas. Sehingga pengelolaan arsip yang dilakukan badan
pemerintahan atau organisasi swasta dapat dilakukan sesuai dengan hukum atau
ketentuan yag berlaku di Indonesia.
Beberapa dsar hukum yang khusus digunakan di
Indonesia dalam hal kegiatan penyusutan arsip adalah
1. Peraturan
Pemerintah (PP) Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Kearsipan.
2. Undang-undang
Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
3. Peraturan
Pemerintah (PP) Nomor 70 Tahun 1991 tentang Pelaksanaan UU Nomor 4 Tahun 1990
tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam.
4. Peraturan
Pemerintah (PP) Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Catat Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan.
5. Peraturan
Pemerintah (PP) Nomor 88 Tahun 1999 tentang Cara Pengalihan Dokumen Perusahan
kedalam Microfile atau media lainnya dalam legalisasi.
Hal itu menujukan bahwa kegiatan penyusutan arsip
dalam pengelolaan arsip adalah hukum memiliki dasar hukum yang kuat sehingga
pengelola arsip baik badan pemerintah maupun badan swasta harus mengikuti
aturan-aturan yang berlaku khusunya
dalam penyusutan arsip.
Dalam pasal 10 Peratuaran Pemerintah Nomor 87 Tahun
1999, Tentang Tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan disebutkan
bahwa perusahan dapat melakukan pemusnahan dokumen yang :
a. Yang
telah melampau jangka waktu simpan yang tercantum dalam jadwal retensi
b. Tidak
lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan perusahaan
c. Tidak
lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional
d. Tidak
ada peraturan perundang-undangan yangmelarang; dan
e. Tidak
terkait dengan perkara pidana atau perkara perdata yang masih dalam diproses.
Sedangkan dalam peraturan peralihan PP Nomor 87
tahun 1999, menyatakan bahwa dokumen perusahaan yang telah disimpan selama 10
(sepuluh) tahun atau lebih dapat segera dimusnahkan, kecuali:
a. Naskah
asli dokumen tersebut masih tetap perlu disimpan karena mengandung nilai
tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan nasional, atau
b. Mempunyai
kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu.
Berdasarkan perkembangan dalam dasar hukum dalam
penyusutan kerasiapan tersebut maka pengelola arsip (baik badan pemerintah
maupun swasta) dapat melakukan penyusutan arsip yang dikelola baik berupa;
pemindahan pengelolaan secara interen (arsip aktif ke inaktif), pemindahan
pengelolaan arsip kepihak lain (ARNAS), pemindahan arsip ke media lain
(microfilm atau media lain)
C.
KEGIATAN
PENYUSUTAN ARSIP
Kegiatan
penyusutan arsip dapat digambarkan melalui bagan sebagai berikut:
Dari bagan tersebut dapat dilihat bahwa kegiatan
penyusutan dapat dilakukan dengan pemindahan kategori aktif menjadi inaktif,
pemindahan inaktif microfilm, penyerahan
inaktif ke ARNAS, kemudian kegiatan pemusnahan arsip.
1.
Penilaian
Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dalam
suatu kantor atau lembaga harus dilakukan dengan beberapa tahap. Sebelum
melakukan penyusutan arsip diperlukan suatu penilaian yang jelas terhadap arsip
yang akan dipindahkan atau di musnahkan. Menurut Zulkifli Amsyah (1988: 212)
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa
lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif.
Dari penilaian tersebut akan diketahuan
nilai gunanya dan umur penyimpanan arsip, yang dijadikan standar atau patokan
untuk melakukana penyusutan.
Dengan
kata lain penilaian arsip bertujuan memberikan kepastian berapa lama arsip akan
disimpan. Setiap lembaga atau organisasi hendaknya membentuk tim penilaian. Tim
ini ini terdiri dari unit-unit pengolah dokumen yang sesuai dengan bidang
masing-masing. Tim ini sangat di perlukan karena apa bila ada arsip-arsip dari
beberapa bidang lain sehingan tim yang terdiri dari bidang-bidang lain tersebut
akan lebih memahami dan mengetahui tentang nilai guna suatu arsip yang sesuai
dengan bidangnya.
Kriteria untuk menutukan nilai suatu jenis arsip tergantung
kepada kantor masing-masing. Dengan demikian nilai suatu jenis arsip akan
berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor atau lembaga masing-masing.
Menurut Agus Sugiartono dan Teguh Wahyono (2005: 109) Kriteria yang umum yang
digunakan adalah sistem penilaian ALFRED yaitu singkatan dari Administrative Value (Nilai
Administrasi), Legal Value (Nilai
Hukum), Financial Value (Nilai Uang),
Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai Pendidikan), Documentary Value (Nilai Dokumentasi).
Nilai ALFRED berkisar antara 0
sampai dengan 100, dihitung berdasarkan jumlah presentase dari keenam
komponennya. Berdasarkan nilai ALFRED maka golongan suatu jenis arsip dapat
ditentukan menjadi 4 (empat) golongan arsip, yaitu:
1.
Arsip Vital (presentase nilai 90-100).
Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana
dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan
abadi selamanya. Contohnya akte pendirian perusahaan.
2.
Arsip Penting (presentase nilai 50-89).
Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya tinggi dan
lama. Arsip ini disimpan di file aktif selama 5 (lima) tahun dan di file
inaktif 25 tahun. Contohnya bukti-bukti keuangan.
3.
Arsip Berguna (presentase 10-49). Arsip
jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di
file aktif selama 2 tahun dan di file inaktif selama 10 tahun. Contohnya surat
pesanan.
4.
Arsip Tidak Berguna (presentase 0-9).
Arsip ini dapat dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
desimpah 3 bulan di file aktif. Contohnya adalah arsip undangan rapat.
Berikut Tata Cara Penilaian Arsip
yang Akan Dimusnahkan dan Diserahkan Ke Arsip Nasional Republik Indonesia:
a.
Persiapan penilaian
1.Penyeleksian arsip yang sudah
berakhir masa penyimpanannya dan selanjutnya memisahkan arsip yang sudah
diseleksi, agar mudah melakukan pengecekan;
2.Pembuatan daftar pertelaan arsip
sebagai hasil penyeleksian, dilengkapi retensi arsip masing-masing dan data
lain yang dipandang perlu sebagai bahan rapat panitia penilai dan pemusnah
arsip;
3.Koordinasi dan konsultasi dengan
unit kerja dan instansi terkait;
4.Penyiapan penyelenggaraan rapat
panitia penilai dan pemusnah arsip.
b.
Pelaksanaan penilaian arsip
1. Penilaian arsip dilakukan oleh
panitia dan pemusnah arsip bersama instansi terkait terhadap arsip-arsip yang
sudah melampaui masa penyimpanannya. Penilaian dilakukan secara berjenjang
yaitu:
a. Penilaian di lingkungan instansi dan
selanjutnya hasil penilaian tersebut disampaikan kepada panitia penilai dan
pemusnah arsip tingkat propinsi disertai usul dan pertimbangan penyusutannya;
b. Panitia penilaian dan pemusnah arsip
propinsi menugaskan sekretariat panitia penilai arsip untuk mengkaji ulang
arsip yang diusulkan penyusutannya. Apabila diperlukan, sekretariat dapat
melakukan pengecekan kepada depo arsip instansi yang bersangkutan dan
berkonsultasi kepada instansi terkait baik di tingkat pusat maupun daerah;
c. Pembahasan dan pelaksanaan penilaian
arsip oleh panitia penilaian dan pemusnah arsip bersama-sama instansi yang ada
kaitannya dengan arsip-arsip yang dinilai;
d. Penyampaian laporan kepada gubernur,
sekaligus dilengkapi permohonan persetujuan serta penetapan mengenai
arsip-arsip yang akan dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip nasional
Republik Indonesia.
2. Tim penilai dan pemusnah arsip
ditetapkan oleh gubernur.
2.
Pemindahan
Arsip
Pada
umumnya sebuah lembaga atau kantor telah memiliki pedoman
pengelolaan kearsipan masing-masing berdasarkan asas kombinasi
sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih aktif maka arsip dikelola
dan disimpan pada unit kerja masing-masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif
dikelola dan disimpan pada unit arsip
sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan (transfer) arsip dari file aktif ke file inaktif (Zulkifli
Amsyah:1998).
Waktu
untuk pemindahan dilakukan berdasarkan jadwal retensi. Apabila sebuah lembaga
telah memiliki pedoman pemindahan maka petugas dapat melaksanakan pemindahan
sesuai dengan petunjuk dari buku pedoman. Menurut Agus Sugiarto dan Teguh
Wahyono (2005:111) pemindahan arsip dapat dilakukan berdasarkan:
a. Jadwal
Retensi, yaitu jadwal pemindahan dan pemusnahan arsip sesuai dengan lama
masing-masing jenis arsip yang disimpan pada file aktif, file inaktif dan
kemudian dimusnahkan atau di abadikan.
b. Pemindahan
Massal menurut jangka waktu atau periode.
Jangka waktu tersebut dapat 6
bulan, 1 tahun, 3 tahun, 5 tahun dan sebagainya tergantung pada peraturan yang
ada di kantor.
c. Pemindahan
Individual, yaitu pemindahan arsip yang dilakukan tanpa berdasarkan waktu,
tetapi berdasarkan selesainya sesuatu kegiatan. Misalnya arsip perkara di
pengadilan.
Jika
nantinyaarsip-arsip yang sudah dipindahkan ternyata tiba-tiba diperlukan, arsip
inaktif tersebut masih dapat diminta pada sentral arsip.untuk mentransfer arsip
dapat dipilih berdasarkan umur arsip. Dan umur arsip ditentukan oleh nilai guna
arsip yang bersangkutan. Susunan arsip di dalam file individu, baik map atau
lainnya tersusun menurut urutan tanggal (kronologis).
Arsip
inaktif, baik yang didesentralisasi di unit kerja maupun yang disentralisasidi
sentral arsip, masih merupakan arsip dinamis yang sewaktu watu masih dapat
dipergunakan. Jadi harus tetap harus disimpan sesuai dengan sistem yang benar,
agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana diperlukan.
3.
Jadwal
Retensi Arsip
Jadwal retensi adalah jadwal pemindahan dan
pemusnahan arsip sesuai dengan lama masing-masing jenis arsip disimpan pada file aktif. File
inaktif, dan kemudian dimusnahkan. Jadwal ini sebaiknya hanya mencantumkan
jenis atau macam arsip, misalnya kwitansi, surat pesanan, surat keputusan dsb.
Dengan demikian seleksi terhadap arsip yang sudah sampai masanya untuk
dipindahkan atau dimusnahakan lebih mudah dilaksanakan.
Dalam kearsipannya, retensi artinya lama sesuatu
arsip disimpan (ditahan) di file aktif atau di file inaktif sebelum dipindahkan
atau dimusnahkan. Patokan menemukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan
golongan arsip, yaitu Vital, Penting, Berguna, dan Tidak berguna (sistem
ALFRED). Waktu retensi masing-masing golongan hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor
masing-masing.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi
arsip) ditentukan atas dasar nilai kegunaan dari tiap-tiap berkas. Untuk
menjaga Objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan arsip tersebut. Jadwal
Retensi disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari para pejabat yang
benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan instansinya masing-masing.
Apabila
suatu kantor melakukan penilaian berdasarkan ALFRED, maka bentuk jadwal retensi
sebagai berikut:
|
Golongan Arsip
|
Arsip
|
Umur Arsip
|
|
Abadi /
Dimusnahkan
|
|
|
|
Aktif
|
Inaktif
|
|
|
VITAL
|
1. AktePendirian Perusahan
2. Daftar saham
3. Akte Tanah
4. Surat Keputusan
5. Dan Seterusnya
|
-
-
-
-
-
|
-
-
-
-
-
|
Abadi
Abadi
Abadi
Abadi
|
|
PENTING
|
1. Pertanggungjawaban Keuangan
2. Cek Bebas
3. Surat Perjanjian
4. Dan seterusnya
|
5 thn
5 thn
Sesuai keperluan
|
25 thn
Sesuai keperluan
|
Dimusnahkan
Dimusnahkan
Dimusnahkan
|
|
BERGUNA
|
1. Laporan Tahunan
2. Neraca
3. Dan seterusnya
|
2 thn
|
10 thn
|
dimusnahkan
|
|
TIDAK BERGUNA
|
1. Undangan
2. Pengumuman
3. Dan seterusnya
|
1 bln
1 bln
|
-
-
|
Dimusnahkan
dimusnahkan
|
4.
Penyerahan
Arsip
Penyerahan
merupakan tindakan eksternal, yaitu dari perusahaan atau lembaga kepada Arsip
Nasional. Dokumen perusahaan atau lembaga yang wajib diserahkan kepada Arsip
Nasional adalah dokumen yang memiliki nilai historis yang penggunaannya
berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan pembangunan nasional, serta
kehidupan bangsa (Agus dan Teguh: 2005;113).
Arsip yang memiliki nilai kegunaan
sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
menyelenggarakan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu
penyimpanannya ditetapkan sebagai berikut:
a.
Bagi arsip yang disimpan oleh
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintah di tingkat pusat harus
diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat.
b.
Bagi arsip yang disimpan oleh
badan-badan pemerintah di tingkat daerah, harus diserahkan kepada Arsip
Nasional Daerah.
Berkaitan
dengan hal tersebut, penyerahan merupakan tindakan eksternal, yaitu perusahaan
atau lembaga kepada Arsip Nasional (pasal 9 UU noomor 7 tahun 1991). Mengingat
pemindahan dokumen perusahaan merupakan tindakan eksternal, undang-undang
mensyaratkan sebagai bukti penyerahan harus dituangkan dalam Berita Acara.Adapun
prosedur penyerahan arsip sebagai berikut: Instansi yang bersngakutan meminta
persetujuan terlebih dahulu dari kepala Arsip Nasional dengan jalan mengirimkan
daftar arsipnya (menurut PP No.34 Tahun 1979 pasal 17b) bahwa;
a.
Apabila kepala Arsip Nasional telah
memberikan persetujuan, maka arsip-arsip tersebut yang ada dalam daftar, sudah
dapat diserahkan ke Arsip Nasional
b.
Penyerahan ke Arsip Nasional dilakukan
denngan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang ditanda tangani oleh pejabat
dari kedua belah pihak (instansi yang menyerahkan arsip dan Arsip Nasional)
a. Penyerahan
arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip nasional RI
1. Jenis-jenis arsip statis yang
diserahkan:
a) Arsip yang tercantum dalam jadwal
retensi arsip sebagai arsip yang harus disimpan permanen;
b) Arsip-arsip yang dalam jadwal
retensi arsip tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali berdasarkan
pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapat persetujuan gubernur, harus
disimpan permanen; dan
c) Formulir yang digunakan untuk
kegiatan penyerahan arsip statis.
2. Beberapa ciri arsip yang dapat
dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yang
mengandung:
a) Sejarah;
b) Pembuktian dan pertanggungjawaban
nasional;
c) Bukti tentang orang, lembaga, benda
dan gejala yang punya ruang lingkup nasional;
d) Informasinya bermanfaat secara
nasional;
e) Informasinya mencerminkan identitas
dan kebudayaan bangsa; dan
f) Hasil-hasil penelitian yang
bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.
3. Langkah-langkah kegiatan yang
ditempuh dalam proses penyerahan arsip statis:
a) Penilaian arsip inaktif yang sudah
melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip;
b) Konsultasi ke departemen dalam
negeri dan arsip nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip permanen yang
akan diserahkan sebagai arsip berdasarkan hasil rapat panitia penilaian arsip;
c) Permohonan persetujuan kepada
gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan; dan
d) Pelaksanaan penyerahan arsip statis
oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.
b. Penyerahan
arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasi kepada kantor
arsip nasional/daerah
1.
Penyerahan
arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun
lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan
permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus diperpanjang
penyimpanannya.
2.
Pemindahan
arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerah dilaksanakan
sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan
instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.
3.
Kegiatan
penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain:
a) Pengecekan arsip-arsip yang
dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan dengandaftar pertelaan;
b) Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan
penyusunan bentuk, seri, rubrik atau dosier;
c) Membuat daftar pertelaan sekaligus
dengan deskripsi/gambaran arsipnya secara lengkap;
d) Melakukan penyampulan pada
arsip-arsip yang masa simpannya lebih dari tiga tahun;
e) Melakukan perawatan/pemeliharaan
arsip-arsip tersebut selama beada pada unit kearsipan;
f) Setiap dua tahun melakukan
penyeleksian arsip inaktif yang akan dipindahkan ke kantor arsip
nasional/daerah;
g) Rencana pemindahan arsip inaktif ini
terlebih dahulu dikonsultasikan dan dikoordinasikan dengan kantor
nasional/daerah.
5.
Pemusnahan
Arsip
Pemusnahan arsip adalah kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak
memiliki nilai guna. Undang-undang menetapkan syarat tentang obyek yang dapat
dimusnahkan dan syarat formil perusahaan. Mengenai obyek, pasal 10 ayat 1 PP
Nomor 87 tahun 1999 mengklasifikasikan dokumen tersebut berupa:
a.
Telah melampaui jangka waktu simpan
b.
Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi
kepentingan perusahaan
c.
Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi
kepentingan nasional
d.
Tidak dilarang oleh peraturan
perundang-undangan
e.
Tidak terkait dengan perkara perdata
maupun perkara pidana yang masih dalam proses
f.
Dokumen perusahaan yang telah dialihkan
ke microfilm atau media lainnya kecuali ada ketentuan lain (seperti ketentuan
pasal 14 ayat 4 UU yaitu dokumen yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik
atau masih mengandung kepentingan hokum tertentu). Syarat formil pemusnahan
dokumen ialah kewajiban untuk membuat berita acara pemusnahan. Ketentuan ini
dilakukan untuk menghindari tuntutan hukum yang berkaitan dengan pemusnahan
dokumen yang tidak sesuai atau melawan hukum.
Apabila sudah sampai waktunya
arsip-arsip inaktif dimusnahkan, maka pelaksanaan pemusnahan arsip harus segera
dilaksanakan. Tetapi untuk arsip yang berdasarkan jadwal retensi akan
diabadikan (permanen) maka arsip tersebut tidak akan dimusnahkan melainkan
diserahkan kepada Arsip Nasional (ARNAS). Bila lembaga memiliki dana, maka
arsip yang akan dimusnahkan dapat dibuatkan mikrofilmnya terlebih dahulu,
terutama arsip-arsip yang dianggap penting.
Pemusnahan arsip dilakukan secara
total sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupuan bentuknya, serta
disaksikan oleh dua orang pejabat dari bidang hukum atau bidang pengawasan dari
lembaga-lembaga/Badan-badan pemerintah yang bersangkutan. Adapun
langkah-langkah pemusnahan arsip secara umum, terdiri dari:
a.
Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip
yang akan dimusnahkan.
b.
Pembuatan daftar jenis arsip yang akan
dimusnahkan.
c.
Pembuatan berita acara pemusnahan arsip
d.
Pelaksanaan pemusnahan dengan
saksi-saksi
Daftar
pemusnahan berisiskan jenis arsip yang dimusnahkan dan jumlah lembarnya, serta
periode tahun dari arsip yang akan dimusnahkan. Pemusnahan dilaksanakan oleh
penanggungjawab kearsipan dan 2 (dua) orang saksi dari unit kerja lain. Setelah
pemusnahan selesai dilaksanakan, maka berita acara dan daftar arsip yang
dimusnahkan ditandatangani oleh pihak yang sama yaitu penaggungjawab kearsipan
bersama saksi-saksi (2 orang).
Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
a)
Pembakaran
Pembakaran
merupakan cara yang paling dikenal untus memusnahkan arsip. Pada saat dahulu
cara ini adalah cara yang sering digunakan para petugas arsip. Akan tetapi
dengan cara ini dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada dokumen yang
belum terbakar atau masih dapat dikenali. Selain itu, cara pembakan dianggap
kurang ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan didalam gedung.
b)
Pencacahan
Cara pencacahan
dokumen ini menggunakan alat pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas
(paper shredder). Dengan menggunakan
mesin pencacah, kertas, dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa
dikenal lagi.
c)
Proses Kimiawi
Merupakan
pemusnahan dokumen dengan menggunakan bahan kimia guna melunkan kertas dan
melenyapkan tulisan. Penghancur lumat berbantuan kimiawi tersedia beragai jenis
tergantung pada volume yang akan dimusnahkan.
d)
Pembuburan atau pulping
Merupakan metode
pemusnahan dokumen yang ekonomis, amann dan nyaman. Dokumen yang akan
dimusnahkan dicampur dengan air, kemudian dicacah, dan disaring, yang akan
menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi bubur kertas, maka wujud asli
dokumen dan isi dokumen tidak dapat dikenali lagi.
6.
Pemindahan
Arsip ke Dalam Media Mikroflim
Menurut Agus Sugiarto dan Taguh Wahyono
(2005: 117) apabila kantor atau lembaga memiliki dana yang cukup, maka arsip
yang akan dimusnahkan dapat dialihkan ke dalam microfilm sebulmnya. Mikrofilm
adalah suatu proses fotografi dimana dokumen atau arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan, transportasi, dan
penggunaan (Amsyah:1999).
Mikrofilm dapat dibaca langsung
melalui alat pembaca microfilm, dan bila mempunyai alat bantu cetak microfilm,
maka arsip-arsip yang sama besar dengan orisinilnya dapat dicetak. Cetakan
microfilm tersebut disebut hard copy.
(scanner-alat pembaca microfilm)
Dalam tuntutan efisiensi pengelolaan
arsip, bahwa berbagai dokumen atau arsip perusahaan sering kali dialihkan atau
di biarkan tersimpan dalam microfilm atau media lain. Sedangkan secara hukum,
arsip atau naskah yang termuat dalam microfilm atau media lainnya tidak
mempunyai kekuatan pembuktian.
Keuntungan
menggunakan microfilm sebagai penyimpanan berkas atau arsip:
a.
Penghematan uang
b.
Perlindungan terhadap arsip
c.
Memudahkan pengiriman dan dengan biaya
yang rendah
d.
Penemuan kembali arsip menjadi lebih
efisien
Sedangkan kerugian yang dialami jika menggunakan
microfilm adalah:
a.
biaya tinggi
b.
kesukaran mata untuk melihat dalam waktu
lama
c.
kesukaran dalam memperbarui (updating) arsip
Sehubungan
dengan hal tersebut dan untuk menciptakan kepastian hukum mengenai pengalihan
dan penyimpanan dokumen perusahaan, maka UU Nomor 8 Tahun 1997 tentang dokumen
perusahaan antara lain telah mengatur mengenai pengalihan dokumen perusahaan
yang dibuat di atas kertas atau sarana lainya, misalnya disket atau pita magnetik
kedalam microfilm atau media lainnya, seperti CD-ROM atau CD-WORM. Pengalihan
tersebut berkaitan dengan penyimpanan dokumen perusahaan.
BAB
III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dalam
manajemen kearsipan, kegiatan penyusutan arsip merupakan salah satu sarana
penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya/bertimbunnnya arsip yang tidak
berguna lagi. Penyusutan merupakan salah satu bagian penting pengelolaan arsip
yang meliputi penilaian, pemindahan, jadwal retensi penyerahan dan pemusnahan
arsip.
Dalam kegiatan penyusutan arsip memilik dasar-dasar hukum yang
jelas sehingga penyusutan arsip harus dilakukan sesuai dengan hukum atau ketentuan
yang berlaku di Indonesia hal tersebut tertuang dalam peraturan tentang
penyusutan arsip yaitu Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang
Penyusutan Kearsipan.
kegiatan penyusutan terdiri dari penilaian arsip, jadwal retensi
arsip, penyerahan arsip pemusnahan arsip dan pemindahan arsip ke dalam
microfilm. Penilaian arsip merupakan kegiatan yang dilakukan terhadap setiap
jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan
di file aktif dan file inaktif. Sedangkan pemindahan arsip yaitu memindahkan
arsip yang telah di nilai sebelumnya, dari arsip aktif dipindahkan kedalam
arsip inaktif yang pelaksanaan pemindahannya bersifat internal atau masih dalam
lingkungan lembaga atau organisasi.
Selanjutnya, jadwal retensi arsip adalah daftar yang berisi
tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan arsip. Penyerahan arsip merupakan kegiatan menyerahkan arsip atau
dokumen lembaga kepada Arsip Nasional, yang arsip tersebut memiliki nilai
historis penggunaannya, berkaitan dengan kegiatan pemerintahan, kegiatan
pembangunan nasional, dan kehidupan kebangsaan.
Pemusnahan arsip yaitu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip
yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna lagi. Pemindahan
arsip ke dalam microfilm yaituproses fotografi dimana dokumen atau arsip
direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk memudahkan penyimpanan,
transportasi, dan penggunaan.
B. SARAN
Hendaknya pihak-pihak yang melakukan kegiatan penyusutanarsip
memahami proses dan tata cara penilaian arsip, jadwal retensi arsip, penyerahan
arsip, pemusnahan arsip dan pemindahan arsip kedalam microfilm sesuai dengan
dasar-dasar hukum yang berlaku, karena kegiatan penyusutan arsip merupakan
kegiatan yang berkaitan dengan dokumen atau arsip suatu lembaga/organisasi.
Sedangkan arsip itu sendiri adalah sebagai bukti otentik dalam suatu kegiatan.
